Flexibilné pracoviská vzbudzovali pozornosť už dávno pred Covid-19. V roku 2018 sa štúdia od Savills a Workthere zameraná na európsku panorámu flexibilných pracovísk hlásila v porovnaní s globálnymi požiadavkami týkajúcimi sa firemných nehnuteľností výrazný nárast percentuálneho pomeru žiadostí o flexibilné pracovisko. Už teraz je na úrovni 9,9 % dopytu, čo je 3-krát viac, než pred 3 rokmi a pokrýva plochu 830 000 m² kancelárií po celej Európe. Aj keď sa to, podľa predpokladov, týka najmä veľkých miest, akými sú Paríž, Londýn či Berlín, ostatné „sekundárne“ mestá rovnako zažívajú výrazný záujem pre tento nový režim riadenia. V Štokholme a Bruseli predstavujú dnes otázky týkajúce sa coworkingových priestorov takmer 25 %.
Ako vyzerá organizácia flexibilného pracoviska v praxi?
Flexibilné pracovisko môže pozostávať zo zdieľania kancelárie medzi dvomi zamestnancami pracujúcimi v páre, a to na základe dní v týždni. Môže mať tiež podobu úplne voľného pracoviska, kde nie je priradená žiadna pracovná stanica.
Pristúpiť sa dá aj k polovičnému riešeniu, kde sú otvorené priestory bez priradeného miesta, no sú určené pre každé z oddelení podniku. Tento postup umožňuje zachovanie referenčných bodov, ale aj konštruktívnu interakciu v rámci každej špecializácie.
V záujme zachovania kohézie tímu možno zamestnancom sprístupniť aj hybridné vzorce kombinácie pracoviska a oddychových oblastí. V poslednom rade možno naplánovať aj iné priestory určené na optimalizáciu koncentrácie tímov v prípade, kedy začnú byť nediferencované otvorené priestory príliš ťažkopádne. Ide o tieto prípady:
- „priestory s telefónnymi búdkami“ (miestnosti vyhradené na volania),
- „priestory na stretnutia“, kde môžu mať zamestnanci porady s optimálnymi akustickými podmienkami,
- „miestnosti sústredenia“, kde zamestnanec v prípade potreby maximálnej koncentrácie nájde o čosi viac súkromia.
Toto pretváranie priestoru bude závisieť jednak od flexibilných možností vašej oblasti podnikania, od vašich cieľov a od pocitov tímu týkajúcich sa ich možností prispôsobenia sa na menej monotónne pracovisko.
Nižšie náklady pre podniky
Pre podniky je často hlavnou výhodou flexibilného pracoviska zníženie nákladov, ktoré sú s ním spojené. Menej špecializovaných kancelárií znamená menej potrebného miesta. Aj keď sa tento princíp spolieha na kočovníctvo a prácu na diaľku, flexibilné pracovisko je rovnako súčasťou dlhodobého rozvoja. Priestor pre jednotlivca vo veľkých podnikoch sa od roku 1980 zmenšil zo 40 m2 na dnešných menej než 15 m2[1].
Podľa niekoľkých štúdií realizovaných ešte pred nástupom pandémie Covid-19, aspoň 50 % zamestnancov uviedlo, že za predpokladu, ak im budú poskytnuté nevyhnutné prostriedky na efektívnu prácu, nepotrebujú vlastnú kanceláriu[2].
Flexibilné pracovisko nemožno oddeliť od práce na diaľku
Úspešnosť práce na diaľku po kríze spojenej s pandémiou Covid-19 veci ešte urýchľuje. Keďže drvivá väčšina zamestnancov (81 %) by rada pokračovala v práci na diaľku od jedného do niekoľkých dní[3] týždenne, skutočne sa ponúka otázka týkajúca sa údržby osobných pracovných staníc v sídlach spoločností. Načo pre niekoho vyhradiť pracovisko, ktoré potom určitý čas zostane prázdne?
Potreba základnej podpory zo strany zamestnancov
Flexibilné pracovisko je často kritizované za odosobnenie priestoru, či za tvorbu ďalšieho stresu v dôsledku straty každodenných zvyklostí. Flexibilita spojená s prácou na diaľku však zamedzuje, aby dochádzalo k takýmto problémom. Čo môže byť osobnejšie a viac rutinné než vlastný domov? Akonáhle bude tento princíp práce možné využívať pravidelne, bude jednoduché striedať prezenčnú prácu s tou na diaľku, všetci si budú môcť pestovať svoje zvyky, kultivovať skutočnú kvalitu života v práci a zachovávať pocit kontroly nad vlastným pracovným prostredím.
Niektorým ľuďom sa páči socializačný aspekt kancelárie, iní majú radi pokoj práce na diaľku, no väčšina ľudí najviac ocení možnosť striedania medzi týmito režimami. Sloboda výberu miesta práce je neodškriepiteľne významným faktorom autonómie. Zároveň dá človeku skutočný pocit kontroly. Ako povedal Gaëtan de Lavilléon, neurológ, ktorý vyzdvihol, že pocit kontroly je „prepojený s väčšou všeobecnou spokojnosťou z práce, čo v konečnom dôsledku vedie k lepším výkonom“[4].
V záujme získania podpora všetkých zamestnancov je preto nevyhnutné, aby flexibilné pracovisko nebolo v rozpore s princípom potreby mať kontrolu. Inak môžete zostať doma aj vy! Práve to je dôvod, prečo môže byť múdre do procesu návrhu pracovísk začleniť aj zamestnancov. Takýto postup zvolila napríklad spoločnosť Airbnb pri svojom americkom sídle v Portlande.
Aby sa neumocňovala frustrácia spojená so stratou samostatnej kancelárie, je potrebné, aby mal každý pocit, že flexibilné pracovisko ponúka novú príležitosť na vytvorenie spojenia s inými ľuďmi v spoločnosti. Z tohto pohľadu nemožno flexibilné pracovisko vnímať len ako pracovný priestor, ale aj ako miesto svornosti, ktoré je prospešné pri vytváraní interakcií, kde každý rád chodí a stretáva sa.
Vytvorte z flexibilného pracoviska centrum spolupráce
Ide napríklad o model, ktorý si osvojila spoločnosť Peugeot. Minulú jeseň francúzsky výrobca áut oznámil, že prítomnosť na pracovisku bude odvtedy povinná len 1,5 dňa v týždni. Dotklo sa to 40 000 zamestnancov po celom svete. Cieľom bolo, aby sa z každého osobného stretnutia stal bohatý a plodný moment. „V pozícii HRD by som na pracovných stretnutiach s fyzickou prítomnosťou tímu všetkých požiadal, aby si neotvárali notebooky, ani nepozerali na telefóny. Je dôležité, aby sme sa zameriavali na spoločné chvíľky kreativity, interakcie a prijímania rozhodnutí,“, hovorí v tejto súvislosti Xavier Chéreau, HRD z PSA[5]. Týmto spôsobom zvyknú flexibilné pracoviská meniť kancelárske priestory na kolaboratívne centrá, ktoré sú vyhradené skôr na porady a konzultácie, než na produkciu. Na druhej strane však samotná práca prebieha potichu a na diaľku v pohodlí domova, na inom mieste alebo v coworkingových priestoroch.
Flexibilita, nová podniková kultúra
Flexibilné pracovisko predznamenáva koniec prézenteizmu. Dôraz sa viac nekladie na sledovanie hodín prítomnosti v kancelárii, ale na plnenie termínov. Všetci tak majú väčšiu slobodu pri organizovaní svojho čase tak, ako potrebujú. Predpokladom však je, aby to nenabúralo tímovú prácu a nemalo nepriaznivý vplyv na konečný výsledok.
Na podporu podnikov v oblasti tejto kultúrnej zmeny sa objavuje čoraz viac nových služieb. Ide napríklad o prípad aplikácie Moffi, ktorá používateľovi umožňuje zistiť, ktoré pracovisko je voľné, a ktoré je obsadené. Používatelia sa tiež môžu každodenne vyjadriť, či plánujú prísť do priestorov podniku, prípadne by radi pracovali na diaľku. V prípade potreby je možné vyhľadať aj coworkingové priestory v blízkosti. Manažéri môžu jedným kliknutím získať prehľad o počte ľudí pracujúcich na diaľku a množstvo zamestnancov nachádzajúcich sa fyzicky v priestoroch spoločnosti.
Flexibilné pracovisko sa zaslúžilo aj za pokrok v oblasti úlohy manažérov. Výrazne im to zjednodušilo prácu. V porovnaní s minulosťou majú možnosť spájania tímov pre spoločný cieľ, môžu nastavovať jasné horizonty a presné termíny. Zároveň vedia pracovať na sociálnom prepojení potrebnom na udržanie skupinovej kohézie a budovanie dôvery medzi členmi takejto skupiny. V krátkosti sa dá povedať, že základným kameňom flexibility musí byť ich charizma.
Flexibilné pracovisko v čase zdravotnej krízy
V poslednom rade treba spomenúť, že napriek mnohým výhodám čelí flexibilné pracovisko aj naďalej problémom spojeným so zdravotnou krízou. V dôsledku nekontrolovanému pohybu a nepriradeným pracoviskám dochádza na týchto miestach v spoločnostiach k obrovskému miešaniu ľudí, čím sa zvyšuje riziko kontaminácie. Je preto dôležité dodržiavať prísne postupy vrátane:
- prísneho dodržiavania preventívnych opatrení a rozstupu,
- použitia denného alebo poldňového rezervačného systému priestoru na obmedzenie prelínania obsadenia,
- používania osobných nezdieľaných zariadení (klávesnica, myš, notebooky, slúchadlá),
- čistenia pracoviska pred a po jeho využití.
Všetky tieto postupy spojené s neustálym sa oboznamovaním zamestnanca s týmto konceptom, zabezpečia svetlú budúcnosť flexibilnému pracovisku, ktoré na dlhú dobu zmení pohľad na prístup k pracovnému prostrediu.
[1] https://www.leparisien.fr/economie/salle-de-creativite-box-telephonique-quiet-room-la-revolution-au-bureau-02-06-2019-8084460.php
[2] Observatoire Actineo, správa na rok 2019 o kvalite života v práci
[3] „The French and teleworking“ – štúdia od Neonomade a ZeVillage, august 2020
[4] Blog odborníkov v oblasti neurológie, 12. apríla 2019.
[5] Rozhovor s Xavierom Chéreauom, Le Point, 11. mája 2020